Hvordan træffer man bedre beslutninger for sin kulturinstitution ved at bruge data? Det sætter vi fokus på her på siden i samarbejde med Applaus og nogle af Danmarks skarpeste datakonsulenter.
I efteråret 2024 deltog en række kulturaktører i forløbet ’Brug din data!’, som var specialdesignet af Implement Consulting Group for Midtjysk Kulturakademi og Applaus. Igennem i alt tre møder – to online og et fysisk på Industrimuseet i Horsens – blev der stillet skarpt på, hvilken data organisationer har til rådighed, og hvordan den bedst bruges i hverdagen.
På siden her kan du finde værktøjerne fra kurset. De er udarbejdet af IS IT A BIRD?/Implement Consulting Group og er designet, så de kan bruges af alle – også selvom du ikke har deltaget på kurset.
KATRINE HAUGAARD, FERMATEN
THOMAS RAVN JAKOBSEN, VIBORG BIBLIOTEKERNE
BETTINA KIILSGAARD HENRICHSEN, REGION MIDTJYLLAND
MILLE MARCUSSEN, IMPLEMENT CONSULTING GROUP
JULIE DANIELSEN, RINGKØBING FJORD MUSEER
kursusforløbet 'brug din data!'
sådan bruger du værktøjerne
Der er mange grunde til, hvorfor det er en god idé at arbejde med data. At arbejde databaseret hjælper med at skabe en mere struktureret og objektiv tilgang til beslutningstagning, hvilket i sidste ende kan føre til bedre resultater for din organisation.
Her finder du 10 konkrete råd til, hvordan du kommer i gang og får skabt en god retning for at arbejde strategisk med din data. For at hjælpe dig godt på vej har vi udviklet en række værktøjer, som du kan finde beskrevet under nogle af rådene. Klik på værktøjerne for at få yderligere hjælp og vejledning. Brug dem som dit holdepunkt, når du starter.
10 gode råd
1. Identificer og kortlæg dine datakilder
Det kan være, at du som en del af dette skridt skal inddrage kollegaer, der kan hjælpe dig i gang, eller eksterne samarbejdspartnere, der har adgang til institutionens rå-data.
2. Definer et problem og spørgsmål til data
At arbejde med data kan være en krævende proces uden et klart fokus. Start med at identificere det problem, du ønsker at få svar på via data. Fokuser i første omgang på dine brugere og vent med at inkludere ikke-brugerne.
Brug ‘Problemidentifikation’ værktøjet som hjælp
3. Involver ledelsen
For at arbejde strategisk med data skal du have ledelsens opbakning og et strategisk fundament. Præsenter det definerede problem, datakilder, og strukturen for at kigge på data. Få ledelsens input og sikre, at det understøtter institutionens overordnede strategi.
4. Udvælg 1-3 datakilder, du vil fokusere på
At arbejde med data kan i begyndelsen være svært og tidskrævende. Det er derfor vigtigt ikke at tage for meget på én gang, da det kan føre til, at man mister motivationen til at fortsætte.
5. Find en tovholder på dataarbejdet
Til en start bør der være en ‘primær’ person, som sørger for at drive dataarbejdet fremad. Hvis ikke der dedikeres en person til arbejdet, risikerer det hurtigt at falde til jorden. Med tiden skal den viden, som personen opbygger spredes ud på flere kollegaer.
6. Opret et Excel-ark til at samle dine valgte datakilder
For at arbejde effektivt med dataene, skal der være orden på dem. Sørg derfor for at rense og strukturere dataene, så de kan bruges og analyseres løbende.
Brug værktøjet ‘Sådan får du styr på jeres data’ som hjælp
7. Definer en struktur for at kigge på data og hvem der skal agere på baggrund af data
Undgå at analysere data konstant. Vælg en proces, der passer til jeres institution, f.eks. månedlig eller kvartalsvis gennemgang. Involver de relevante personer, som skal handle på data, og sørg for, at de forstår værdien af dataarbejdet og deres rolle.
8. Analyser dine data løbende for at identificere videnshuller
Som du bliver mere erfaren, overvej hvilke spørgsmål dine data ikke besvarer samt hvilke der, sat op imod de strategiske mål, er de vigtigste at besvare. Brug værktøjerne ‘Prioritering af Antagelser’ og ‘Test Design Kort’ som hjælp
9. Overvej hvordan du nemmest kan lukke dine videnshuller
Når du ved hvilke videnshuller der er de absolut vigtigste at få lukket, skal du afdække hvordan du bedst og nemmest får hentet den data – fx ved selv at indsamle yderligere data, hente det i andre analyser eller købe ekstern markedsdata.
10. Lav en dataplan for fremtiden
Når du har kortlagt og analyseret udvalgte datapunkter, afklaret arbejdets struktur og holdt et møde med ledelsen, er det tid til at udarbejde en plan for at arbejde med data. Måske du overvejer at implementere nye systemer? Brug værktøjet “Gode råd til at bygge en BI-løsning”